S to Politiko varstva osebnih podatkov (v nadaljevanju Politika) vam želimo pokazati, zakaj zbiramo in obdelujemo vaše osebne podatke, kako jih varujemo ter tudi kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate.

1.    Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je Hieroglifi, prevajalski servis, Ana Šavli s.p., s sedežem na Ul. Angele Vode 29, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju ˝Prevajalski servis Hieroglifi˝, ˝mi˝, ˝nas˝).

Za kakršna koli vprašanja s področja osebnih podatkov se na upravljavca lahko obrnete na naslednje načine:

-        prek e-pošte na naslov: info@hieroglifi.si;

-        prek navadne pošte na naslov: Hieroglifi, prevajalski servis, Ana Šavli s.p., Dunajska cesta 158, 1000 Ljubljana, s pripisom VARSTVO OSEBNIH PODATKOV.

2.    Osnovni pojmi

To poglavje vsebuje razlago osnovnih pojmov, ki se uporabljajo v tej Politiki.

Osebni podatki predstavljajo katero koli informacijo, ki se nanaša na posameznika in omogoča določenost oz. določljivost posameznika. Posameznik je določljiv, kadar ga je mogoče neposredno oz. posredno določiti z uporabo določenih identifikatorjev (identifikatorji so zlasti: ime, podatki o lokaciji in drugi dejavniki, ki določajo fizično, fiziološko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto posameznika).

Obdelava osebnih podatkov predstavlja kakršno koli dejanje ali niz dejanj z osebnimi podatki. Sem spadajo zlasti zbiranje, beleženje, hramba, vpogled, poraba, prenos, razkritje, izbris, uničenje ipd.

Upravljavec je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali katero koli drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi, določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov. Za potrebe te Politike je upravljavec osebnih podatkov Prevajalski servis Hieroglifi. Več o upravljavcu vaših osebnih podatkov lahko najdete v zgornjem poglavju (Poglavje 1 Upravljavec osebnih podatkov).

Obdelovalec je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali katero koli drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

Poslovni partner je vsaka pravna ali fizična oseba, ki opravlja različne jezikovne storitve (prevajanje, lektoriranje, tolmačenje) za Prevajalski servis Hieroglifi.

3.    Uporaba politike in osebni podatki, ki jih obdelujemo

Ta Politika velja za:

-        izvajanje naših storitev,

-        uporabo naše spletne strani (http://www.hieroglifi.si/) in

-        povpraševanja po naši ponudbi prek telefona, e-pošte ali na naš naslov.

 

V Prevajalskem servisu Hieroglifi obdelujemo tiste podatke, ki ste nam jih posredovali vi.

Prevajalski servis Hieroglifi lahko zbira naslednje kategorije podatkov:

-        identifikacijski podatki (ime, priimek, naslov),

-        kontaktni podatki posameznika (e-mail naslov, telefonska številka) in

-        tehnični podatki, pridobljeni prek uporabe naše spletne strani.

Osebne podatke zbiramo na različnih pravnih podlagah, ki so predstavljene v poglavju 6.1. te Politike.

Prevajalski servis Hieroglifi zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so potrebni za dosego namenov, ki so utemeljeni v poglavju 6.3. te Politike.

Prav tako zbrane osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je to potrebno za dosego namenov, za katere so bili zbrani. Podrobneje so roki hrambe opisani v poglavju 6.4. te Politike.

4.    Obdelava osebnih podatkov

Prevajalski servis Hieroglifi osebne podatke obdeluje zakonito, pošteno in na pregleden način. Pri obdelavi skrbimo, da so osebi podatki, ki jih obdelujemo, točni, celoviti in ažurni, zato vas prosimo, da kakršno koli spremembo vaših osebnih podatkov kar najhitreje sporočite na info@hieroglifi.si, z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV.

4.1.        Pravna podlaga obdelave osebnih podatkov

Zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov nam omogoča, da osebne podatke obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

-        Pogodba oz. predpogodbeni odnos. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar je to potrebno za sklenitev in izvedbo pogodbe, ki ste jo (oz. jo želite) sklenili z nami. Prav tako lahko na vašo zahtevo obdelujemo osebne podatke za izvedbo aktivnosti še pred sklenitvijo pogodbe (npr. priprava ponudbe glede na vaše povpraševanje).

-        Zakon. Vaše osebne podatke obdelujemo, kadar to od nas zahteva veljavna zakonodaja. Sem spadajo npr. zahteve po hrambi računov s strani davčne zakonodaje.

-        Vaša izrecna privolitev. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar v takšno obdelavo izrecno privolite. Podaja privolitve je vedno prostovoljna, prav tako imate pravico, da jo kadar koli prekličete. Več o privolitvi v poglavju 6.2. Prostovoljnost posredovanja osebnih podatkov in poglavju 9 Pravice posameznika.

-        Zakoniti interes. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar nam to dovoljuje naš zakoniti interes, za katerega si prizadevamo. Kdaj pride do obdelave vaših osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa, je izrecno opredeljeno v poglavju 6.3. te Politike.

 

Posredovanje osebnih podatkov v obdelavo Prevajalskemu servisu Hieroglifi je obvezno zgolj takrat, kadar nam obdelavo nalaga zakonodaja (npr. hramba računov, ki jo zahteva davčna zakonodaja).

Kadar obdelava poteka na podlagi pogodbe oz. predpogodbenega odnosa (glejte prvo alinejo prejšnjega poglavja), nam vaše osebne podatke zaupate prostovoljno. Seznanjeni ste, da v kolikor osebnih podatkov, ki jih potrebujemo zato, da se pogodba sklene in tudi izvrši, ne posredujete, pogodbe z vami ne moremo skleniti.

4.2.        Nameni obdelave in obdobje hrambe

Vaše osebne podatke bomo obdelovali zgolj za določene, izrecne in zakonite namene. Vaših osebnih podatkov nikakor ne bomo obdelovali na načine, ki niso združljivi s spodaj predstavljenimi nameni.

Vaše osebne podatke zbiramo in obdelujemo za naslednje namene:

-        Izvajanje naših storitev. Osebne podatke obdelujemo na podlagi pogodbenega odnosa z vami. Osebne podatke hranimo ves čas trajanja storitve in še 5 let po vaši potrditvi, da je bila storitev zaključena. V primeru reklamacij ali kakršnih koli zahtevkov v zvezi s storitvijo (z naše ali vaše strani) se obdobje hrambe osebnih podatkov podaljša do zaključka postopka z izdajo pravnomočne odločbe.

-        Komuniciranje z vami na podlagi vašega povpraševanja o naših storitvah. To storitev zagotavljamo na podlagi našega zakonitega interesa zagotoviti efektivno komunikacijo s strankami in potencialnimi strankami. Osebne podatke, ki jih obdelujemo v skladu s tem namenom, hranimo 3 mesece od dneva, ko so bili zbrani.

-        Izvajanje statističnih analiz uporabe spletne strani. Statistične analize izvajamo na podlagi našega zakonitega interesa zagotavljanja učinkovite in optimalne spletne strani. Vse podatke, ki jih zbiramo za navedeni namen, anonimiziramo.

Vse osebne podatke, za katere je rok hrambe potekel, bomo trajno izbrisali tako, da rekonstrukcija podatkov ne bo mogoča. Vse morebitne fizične nosilce podatkov (CD, tiskane verzije prijavnic ipd.) pa uničili tako, da rekonstrukcija podatkov ne bo več mogoča.

V primeru kakršnih koli vprašanj glede namenov obdelave osebnih podatkov se obrnite na e-naslov: info@hieroglifi.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV ali na druge kontakte, navedene v točki 2 te Politike.

4.3.        Spletni vtičniki in piškotki

Prevajalski servis Hieroglifi na svoji spletni strani uporablja piškotke za namene izvajanja statističnih analiz uporabe spletne strani. Za statistične analize uporabljamo spletno orodje Google Analytics. Vsi osebni podatki, ki se zberejo za ta namen, so anonimizirani in ne omogočajo identifikacije posameznika. Več o piškotkih najdete v našem obvestilu o piškotkih: http://www.hieroglifi.si/piskotki-obvestilo. 

Piškotke lahko kadarkoli izbrišete oz. onemogočite v vašem brskalniku ali s klikom na ONEMOGOČI PIŠKOTKE, dostopnem na linku zgoraj.

Na naši spletni strani nudimo tudi možnost uporabe spletnih vtičnikov za socialna omrežja, in sicer Facebook, LinkedIn in Twitter. Opozarjamo vas, da je kakršna koli uporaba teh vtičnikov izključno v vaši odgovornosti. Prav tako je uporaba teh spletnih vtičnikov urejena s pogoji vsakega od zgoraj omenjenih socialnih omrežij.

Prevajalski servis Hieroglifi ne prevzema nikakršne odgovornosti za uporabo spletnih vtičnikov. Za morebitna vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri uporabi spletnih vtičnikov se obrnite na posamezno socialno omrežje oz. si oglejte njihove politike zasebnosti, navedene spodaj.

Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation/

Twitter: https://twitter.com/en/privacy

LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-guest-home-privacy-policy

5.    Posredovanje osebnih podatkov

Prevajalski servis Hieroglifi lahko osebne podatke, ki jih zbira in obdeluje, posreduje posameznim tretjim osebam, ki so podrobneje opredeljene v tem poglavju. Tretjim osebam posredujemo zgolj tiste osebne podatke, za katere je posredovanje nujno, da se doseže namen obdelave. Vsaka tretja oseba ima pravico do obdelave osebnih podatkov le za namene, za katere so bili zbrani.

Vaše osebne podatke lahko posredujemo:

-        Obdelovalcem, ki nam zagotavljajo določene storitve (sem spadajo zlasti računovodstvo, IT-storitve, pravna pomoč);

-        Državnim organom, posredujemo osebne podatke, kadar to od nas zahteva zakonodaja (npr. davčna zakonodaja, odredbe sodišč ipd.);

-        Poslovnim partnerjem, ki za nas zagotavljajo storitve prevajanja, lektoriranja ali tolmačenja.

Vaših osebnih podatkov ne bomo izvažali izven Evropskega gospodarskega prostora, razen kadar to zahteva narava storitve, ki jo zahtevate (prevod, ki ga izvede poslovni partner iz tujine). V tem primeru bomo zagotovili, da bodo naši poslovni partnerji spoštovali tako določila te politike kot tudi veljavne zakonodaje s področja varovanja osebnih podatkov.  

6.    Ukrepi za zavarovanje vaših podatkov

Pri Prevajalskem servisu Hieroglifi je varnost vaših osebnih podatkov naša prioriteta. Da bi po najboljših močeh preprečili kakršno koli nepooblaščeno razkritje (namerno ali nenamerno), vdor, izbris, uničenje ali kakršno koli drugo poškodovanje osebnih podatkov, uporabljamo niz tehničnih in organizacijskih ukrepov.

Nekatere izmed ključnih ukrepov predstavljajo: izobraževanje naših zaposlenih glede varstva osebnih podatkov, omejitev in varovanje dostopa do osebnih podatkov in varnostno kopiranje osebnih podatkov.

Posebno skrb polagamo pri izbiri naših pogodbenih obdelovalcev, nad katerimi vršimo nadzor glede obdelave osebnih podatkov, ki jo izvajajo.

V primeru, da pride do kršitve varstva podatkov, bomo o kršitvi brez odlašanja obvestili informacijskega pooblaščenca, ki predstavlja pristojni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji. Več o njegovih funkcijah pri varstvu osebnih podatkov najdete na njihovi spletni strani, ki je dostopna na: https://www.ip-rs.si/.

V primeru, da pride do kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi lahko povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, pa bomo o takšni kršitvi nemudoma obvestili tudi vse ogrožene posameznike.

7.    Pravice posameznikov

V zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, ki jo izvajamo v Prevajalskem servisu Hieroglifi, imate določene pravice, ki so opisane spodaj.

1.      Pravica do dostopa do osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča, da lahko kadar koli zahtevate informacijo o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. V primeru, da vaše podatke obdelujemo, od nas lahko zahtevate podatke o tem, katere podatke obdelujemo in kako so bili zbrani.

2.      Pravica do izpisa osebnih podatkov: pravico imate zahtevati izpis osebnih podatkov, ki jih vodimo o vas, in sicer v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.

3.      Pravica do popravka vaših osebnih podatkov: v kolikor ugotovite, da so vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, nepopolni ali netočni, lahko zahtevate popravo oz. dopolnitev. Popravo oz. dopolnitev bomo izvedli v najkrajšem možnem času.

4.      Pravica do izbrisa (˝Pravica do pozabe˝): zahtevate lahko, da izbrišemo osebne podatke, ki jih obdelujemo. Opozarjamo vas, da pravica do izbrisa ni absolutna; izbrisati ne moremo tistih podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi zakona ali pogodbenega odnosa.

5.       Pravica do omejitve obdelave: zahtevate lahko, da obdelavo vaših osebnih podatkov omejimo. Do omejitve ste npr. upravičeni, kadar poteka preverjanje točnosti in celovitosti osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.

6.      Pravica do prenosljivosti: kadar obdelava vaših osebnih podatkov poteka na privolitvi ali na podlagi pogodbenega odnosa in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, lahko zahtevate prejem teh podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki; te podatke lahko prenesete k drugemu upravljavcu ne da bi vas pri tem ovirali.

7.      Pravica do ugovora obdelavi: kadar obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi zakonitega interesa ali na podlagi opravljanja nalog v javnem interesu, imate pravico taki obdelavi ugovarjati.

8.      Preklic privolitve: kadar obdelava poteka na podlagi vaše izrecne privolitve, imate pravico to privolitev kadar koli preklicati. Preklic privolitve za vas ne prinaša nikakršnih negativnih posledic, pri čemer obstaja možnost, da vam določenih storitev ne bomo mogli več zagotavljati, saj jih brez posredovanja osebnih podatkov ni mogoče izvajati.

Vse pravice, navedene v tem poglavju, lahko izvajate tako, da nas kontaktirate preko e-pošte na info@hieroglifi.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV ali po pošti na naslov:  Hieroglifi, prevajalski servis, Dunajska cesta 158, 1000 Ljubljana s pripisom VARSTVO OSEBNIH PODATKOV. Na teh kontaktih smo vam na voljo tudi za morebitna vprašanja glede izvajanja vaših pravic.

Da bi lahko izvedli zahtevke v zvezi z zgoraj opisanimi pravicami, si pridržujemo pravico da od vas zahtevamo predložitev dodatnih osebnih podatkov zato, da vas lahko identificiramo. V kolikor bo identifikacija posameznika mogoča brez posredovanja dodatnih osebnih podatkov, le-teh od vas ne bomo zahtevali. V primeru, da vas na podlagi podatkov, ki ste nam jih predložili, ne bomo mogli identificirati, vaših zahtev ne bomo mogli izvesti.

Prav tako imate pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri informacijskem pooblaščencu.

8.    Končne določbe

Ta Politika bo na voljo na naši spletni strani http://www.hieroglifi.si/.        

Prevajalski servis Hieroglifi lahko to Politiko kadar koli spremeni, pri čemer vas bomo o vsakršni spremembi predhodno obvestili z objavo obvestila na naši spletni strani. V kolikor po objavi posodobljene različice Politike zasebnosti nadaljujete z uporabo naših storitev in/ali naše spletne strani, se šteje, da se strinjate z novo različico Politike zasebnosti. Naprošamo vas, da si posodobljene različice te Politike skrbno preberete.